Rozpočtový program zdarma: co reálně existuje a kdy stačí Excel

Co rozpočtové programy umí

Stavební rozpočet program v jádru řeší tři věci, které se v obyčejné tabulce dělají ručně:

• Cenovou databázi. Statisíce položek s kódy, popisy, měrnými jednotkami a směrnými cenami, pravidelně aktualizované. Jak databáze fungují, rozebíráme v článku o cenících ÚRS a RTS.
• Výkaz výměr. Zápis výpočtů výměr přímo k položkám, takže je dohledatelné, jak číslo vzniklo, a při změně projektu se přepočítá.
• Výstupy a výměnu dat. Tisky rekapitulací, krycí listy, čerpání, a hlavně exporty ve formátech, kterými si rozpočty vyměňují zadavatelé a uchazeči - u veřejných zakázek musí soupis prací odpovídat vyhlášce č. 169/2016 Sb. včetně elektronické podoby.

K tomu přidávají kontroly (nulové výměry, neoceněné položky), porovnávání nabídek a práci se změnami. Nic z toho není kouzlo - je to hlavně systematičnost, kterou v ruční tabulce musíte uhlídat sami.

Přehled kategorií: plné programy, Excel, prohlížečky

Program na rozpočty stavebních prací není jedna kategorie, ale tři. Každá řeší jinou situaci:

• Plné rozpočtové programy. V Česku jsou to především KROS 4 od ÚRS CZ, BUILDpower S od RTS a euroCALC. Placené licence s cenovou databází, určené pro každodenní práci rozpočtáře - tvorbu rozpočtů, naceňování výkazů, čerpání a změny.
• Excel a jiné tabulky. Univerzální nástroj bez databáze. Strukturu rozpočtu si postavíte sami - jak přesně, popisujeme v článku o vzoru položkového rozpočtu. Ceny musíte dodat z vlastní zkušenosti nebo poptávek.
• Prohlížečky a zkušební verze. Bezplatné nástroje na otevření a prohlédnutí rozpočtu z plného programu, případně časově omezené verze na vyzkoušení. Na čtení a drobné doplnění stačí, na samostatnou práci s aktuálními cenami ne.

Co „zdarma“ obvykle znamená a kde jsou limity

Ve světě rozpočtářského softwaru znamená „zdarma“ skoro vždy jedno ze tří: prohlížečku, časově omezenou zkušební verzi, nebo prázdnou šablonu. Všechno tři mají společný limit - chybí jim aktuální cenová databáze. Ta je tím, co se v licencích platí, protože její údržba je soustavná práce velkých týmů. Rozpočty staveb program zdarma s plnou aktuální databází proto nenajdete; kdo ho slibuje, obvykle jen jinak balí zkušební verzi.

Neznamená to, že bezplatné nástroje jsou k ničemu. Prohlížečka je přesně to, co potřebujete, když vám přišel rozpočet a chcete ho projít a připomínkovat. Šablona v Excelu poslouží na menší zakázku s vlastními cenami. Jen je potřeba vědět, kde limit leží: v okamžiku, kdy máte samostatně nacenit cizí výkaz v aktuálních cenách, jste bez databáze - nebo bez někoho, kdo ji má - v koncích.

Kdy se licence vyplatí a kdy je levnější rozpočtář

Rozpočet v Excelu vs. specializovaný program není souboj ideologií, ale jednoduchá úvaha o objemu. Licence plného programu se vyplatí, když rozpočty tvoří podstatnou část vaší práce: naceňujete každý týden, chodí vám výkazy ve formátech soustav, potřebujete čerpání a změnové listy. Pak se investice do licence i času na zaučení vrátí rychle.

Když děláte rozpočet párkrát do roka, počty vycházejí jinak. Platíte licenci, aktualizace databáze a hlavně vlastní čas - rozpočtářský program není nástroj, který se naučíte za odpoledne. V takové situaci bývá levnější kombinace: jednoduché zakázky v Excelu, složitější přes externího rozpočtáře. Platíte jen za zakázky, které skutečně máte, a výstup dostanete v otevřeném Excelu - menší a střední rozpočty zpravidla do 48 hodin, větší do 3-7 dnů.

A poctivé vymezení: pokud rozpočtujete denně, externího rozpočtáře na běžnou produkci nepotřebujete. Pořiďte si licenci, vyplatí se vám.

Na co se ptát před pořízením

Jak vybrat rozpočtový program? Neptejte se, který je nejlepší - ptejte se, který sedí na vaše zakázky. Konkrétně:

• V jaké soustavě chodí vaše výkazy? Program navázaný na soustavu, kterou používají vaši zadavatelé a projektanti, vám ušetří převody.
• Co obsahuje licence? Trvalá, nebo roční? Jsou v ceně aktualizace databáze a kolikrát ročně vycházejí?
• Jaké formáty umí pro výměnu rozpočtů? Podstatné u zakázek zadávaných podle zákona č. 134/2016 Sb. i u spolupráce s většími firmami, které rozpočty přebírají elektronicky.
• Kdo s ním bude pracovat? Jeden člověk, nebo víc? Je k dispozici školení a podpora v češtině?
• Kolik rozpočtů měsíčně reálně uděláte? Odpověď na tuhle otázku obvykle rozhodne za vás.

Zkušební verzi si před nákupem projděte na skutečné zakázce, ne na ukázkovém projektu dodavatele. Na ukázkovém projektu funguje všechno.

Ještě jedno upozornění z praxe: program nespraví špatný vstup. Když do něj zadáte neúplný výkaz nebo špatné výměry, dostanete profesionálně vypadající rozpočet se špatnými čísly. Software šetří čas a hlídá formu - za obsah pořád ručí ten, kdo sedí u klávesnice.

Časté otázky