Rozpočtový program zadarmo: čo reálne existuje a kedy stačí Excel

Čo rozpočtové programy dokážu

Stavebný rozpočet program v jadre rieši tri veci, ktoré sa v obyčajnej tabuľke robia ručne:

• Cenovú databázu. Státisíce položiek s kódmi, popismi, mernými jednotkami a smernými cenami, pravidelne aktualizované. Ako databázy fungujú, rozoberáme v článku o cenníkoch CENEKON/KROS.
• Výkaz výmer. Zápis výpočtov výmer priamo k položkám, takže je dohľadateľné, ako číslo vzniklo, a pri zmene projektu sa prepočíta.
• Výstupy a výmenu dát. Tlače rekapitulácií, krycie listy, čerpanie, a hlavne exporty vo formátoch, ktorými si rozpočty vymieňajú zadávatelia a uchádzači - pri verejných zákazkách musí súpis prác zodpovedať vyhláške č. 169/2016 Sb. vrátane elektronickej podoby.

K tomu pridávajú kontroly (nulové výmery, neocenené položky), porovnávanie ponúk a prácu so zmenami. Nič z toho nie je kúzlo - je to hlavne systematickosť, ktorú v ručnej tabuľke musíte ustrážiť sami.

Prehľad kategórií: plné programy, Excel, prehliadačky

Program na rozpočty stavebných prác nie je jedna kategória, ale tri. Každá rieši inú situáciu:

• Plné rozpočtové programy. Na Slovensku je to predovšetkým CENKROS 4 od KROS s databázou CENEKON, prípadne systém ODIS. Platené licencie s cenovou databázou, určené na každodennú prácu rozpočtára - tvorbu rozpočtov, naceňovanie výkazov, čerpanie a zmeny.
• Excel a iné tabuľky. Univerzálny nástroj bez databázy. Štruktúru rozpočtu si postavíte sami - ako presne, popisujeme v článku o vzore položkového rozpočtu. Ceny musíte dodať z vlastnej skúsenosti alebo dopytov.
• Prehliadačky a skúšobné verzie. Bezplatné nástroje na otvorenie a prezretie rozpočtu z plného programu, prípadne časovo obmedzené verzie na vyskúšanie. Na čítanie a drobné doplnenie stačia, na samostatnú prácu s aktuálnymi cenami nie.

Čo „zadarmo“ obvykle znamená a kde sú limity

Vo svete rozpočtárskeho softvéru znamená „zadarmo“ takmer vždy jedno z troch: prehliadačku, časovo obmedzenú skúšobnú verziu, alebo prázdnu šablónu. Všetky tri majú spoločný limit - chýba im aktuálna cenová databáza. Tá je tým, čo sa v licenciách platí, pretože jej údržba je sústavná práca veľkých tímov. Rozpočty stavieb program zadarmo s plnou aktuálnou databázou preto nenájdete; kto ho sľubuje, obvykle len inak balí skúšobnú verziu.

Neznamená to, že bezplatné nástroje sú nanič. Prehliadačka je presne to, čo potrebujete, keď vám prišiel rozpočet a chcete ho prejsť a pripomienkovať. Šablóna v Exceli poslúži na menšiu zákazku s vlastnými cenami. Len treba vedieť, kde limit leží: v okamihu, keď máte samostatne naceniť cudzí výkaz v aktuálnych cenách, ste bez databázy - alebo bez niekoho, kto ju má - v koncoch.

Kedy sa licencia oplatí a kedy je lacnejší rozpočtár

Rozpočet v Exceli vs. špecializovaný program nie je súboj ideológií, ale jednoduchá úvaha o objeme. Licencia plného programu sa oplatí, keď rozpočty tvoria podstatnú časť vašej práce: naceňujete každý týždeň, chodia vám výkazy vo formátoch sústav, potrebujete čerpanie a zmenové listy. Potom sa investícia do licencie aj času na zaučenie vráti rýchlo.

Keď robíte rozpočet párkrát do roka, počty vychádzajú inak. Platíte licenciu, aktualizácie databázy a hlavne vlastný čas - rozpočtársky program nie je nástroj, ktorý sa naučíte za popoludnie. V takej situácii býva lacnejšia kombinácia: jednoduché zákazky v Exceli, zložitejšie cez externého rozpočtára. Platíte len za zákazky, ktoré skutočne máte, a výstup dostanete v otvorenom Exceli - menšie a stredné rozpočty spravidla do 48 hodín, väčšie do 3-7 dní.

A poctivé vymedzenie: ak rozpočtujete denne, externého rozpočtára na bežnú produkciu nepotrebujete. Obstarajte si licenciu, oplatí sa vám.

Na čo sa pýtať pred obstaraním

Ako vybrať rozpočtový program? Nepýtajte sa, ktorý je najlepší - pýtajte sa, ktorý sedí na vaše zákazky. Konkrétne:

• V akej sústave chodia vaše výkazy? Program naviazaný na sústavu, ktorú používajú vaši zadávatelia a projektanti, vám ušetrí prevody.
• Čo obsahuje licencia? Trvalá, alebo ročná? Sú v cene aktualizácie databázy a koľkokrát ročne vychádzajú?
• Aké formáty ovláda na výmenu rozpočtov? Podstatné pri zákazkách zadávaných podľa zákona č. 134/2016 Sb. aj pri spolupráci s väčšími firmami, ktoré rozpočty preberajú elektronicky.
• Kto s ním bude pracovať? Jeden človek, alebo viac? Je k dispozícii školenie a podpora v češtine?
• Koľko rozpočtov mesačne reálne urobíte? Odpoveď na túto otázku obvykle rozhodne za vás.

Skúšobnú verziu si pred nákupom prejdite na skutočnej zákazke, nie na ukážkovom projekte dodávateľa. Na ukážkovom projekte funguje všetko.

Ešte jedno upozornenie z praxe: program nespraví zlý vstup. Keď doň zadáte neúplný výkaz alebo zlé výmery, dostanete profesionálne vyzerajúci rozpočet so zlými číslami. Softvér šetrí čas a stráži formu - za obsah stále ručí ten, kto sedí pri klávesnici.

Časté otázky